Desde limpiar la cocina hasta despejar el camino en la sala de juegos, las madres trabajadoras siempre están organizando algo. Sin embargo, nuestras oficinas son nuestros espacios privados.
Aquí podemos relajarnos y desorganizarnos. Es un espacio que no acabará con un rastro de galletas de peces de colores en la alfombra o con pequeños juguetes atascados bajo los cojines del asiento.
Entonces, ¿por qué mantenerlo limpio? Tu carrera profesional se ve afectada por el desorden. Y desordenarla no es tan difícil como crees. Purga y limpia tus muebles de oficina en pequeños pasos a lo largo de cinco días para que no te sientas abrumado. A continuación te explicamos cómo hacerlo.
- Depura, ordena y despeja tu espacio
Coge un cubo de basura y una papelera de reciclaje y empieza a purgar. Esta es la mejor parte. El objetivo es purgarte de este desorden para hacer sitio a muchas cosas buenas que están por venir. Coloca las cosas que deben guardarse en una caja o en un rincón de tu oficina. Ten en cuenta si el papeleo que está en la papelera debe ser triturado o no.
Para ayudar a mantener las cosas organizadas minimiza los efectos personales en tu oficina porque son algo que también necesitas mantener limpio.
Al final, tu mesa o zona de trabajo debe estar despejada. Pasa un rápido trapo y limpia el polvo y luego vuelve a tu trabajo.
- Encuentre un hogar para cada cosa
En el siguiente momento programado para limpiar tu oficina, tienes que encontrar un hogar para todas tus cosas.
Para evitar el desorden en el futuro, todo lo que hay en tus muebles de oficina debe tener un lugar. Después de usar un objeto, hay un lugar ideal para guardarlo. El desorden se produce cuando las cosas no tienen un hogar.
El mejor momento para encontrar un hogar para las cosas es cuando tu espacio está despejado y desnudo. Tendrás un gran ojo para lo que tu espacio es capaz de contener.
- Desarrolle un sistema de archivo
Ahora es el momento de ocuparse de ese montón de papeles que pusiste en esa caja de la esquina.
Si tu sistema de archivo consiste en tirar los memorandos o el correo en una pila sobre tu escritorio, necesitas organizar tu oficina. Empieza por coger carpetas del armario de suministros. Organízalas por temas, fechas o tipos de documentos en un archivador.
Cada vez que pase un papel por tu mesa, tíralo o archívalo. Oblígate a levantarte del escritorio o a abrir el cajón y archiva cada papel en su lugar correspondiente.
- Limpie su colección de tarjetas de visita
¿Has encontrado un montón de tarjetas de visita cuando has limpiado tu espacio de trabajo o papeles con números de teléfono garabateados? Coge tu teléfono y busca una nueva aplicación. Hay muchas aplicaciones que pueden escanear una tarjeta de visita y transferir la información a tu smartphone, como Evernote o ScanBizCards.
Dedica algo de tiempo, en función del número de tarjetas que tengas que escanear, para asegurarte de que todos los datos se transfieren de forma segura antes de reciclar tus tarjetas. En adelante, cada vez que recibas un nuevo contacto o tarjeta de visita, escanéalo.
- Organice los documentos en su ordenador
Tienes que ser capaz de encontrar la información para tu jefe o cliente en el momento oportuno. La organización de los archivos informáticos es tan importante como la de los archivos en papel.
Tanto si trabajas en hojas de cálculo como en Microsoft Word o en otros programas, organiza los documentos del ordenador por fecha, tema o categoría. Antes de empezar a mover los documentos, escribe una jerarquía organizativa que funcione para tu papeleo y que te facilite la vida laboral.
A continuación, empieza a mover los documentos sobre la marcha.
Después de revisar tus documentos no dejes que se pierdan. Asegúrate de hacer una copia de seguridad de los archivos en un disco duro externo o en un pendrive para evitar perder el trabajo si tu sistema informático se estropea.
- Actualiza el papeleo con regularidad
Cuando el cajón de tu archivador está tan lleno que no puedes cerrarlo, es hora de reducir el desorden de papeles desechando los documentos obsoletos. Programe un tiempo específico cada semana para hacer un balance de su papeleo.
Evita tirar archivos enteros. En su lugar, deshazte sólo del material obsoleto, como los archivos de clientes que no han utilizado tus servicios en dos años. Reduzca los archivos más grandes y conserve sólo los elementos más necesarios y actualizados en sus muebles de oficina.